一份阀门鉴定文件丢失了，或者有一封电子邮件深藏邮箱深处无从寻觅，其实都算不上大问题。真正的问题是，这种情况总是一而再，再而三地发生。
记录不完整，缺失或被误投的现象总是几十上百次地出现，这让本就十分繁杂的项目执行起来更加费时费力。纸质文件内容无法更改，而且难以广泛分发；而电子邮件的往复叠加十分迅速，稍不留神某些关键的信息就会消失在茫茫电子信息中。
为了应对这些组织架构上的固有缺陷，英国石油公司下属的德克萨斯市炼油厂的维护工程师们，携手当地的商业伙伴Puffer-Sweiven，用9周不到的时间完成了大规模的阀门检修项目。在纳什维尔举办的2011艾默生全球用户大会上，英国石油公司的仪表和控制可靠性工程师StacyBaltzegar，Puffer-Sweiven公司的TateCunningham以及艾默生过程管理公司的RyanBaker做了一场名为“德克萨斯市炼油厂的设备检修：英国石油公司超大规模的应用和实际结果”的演讲。
“如果没有足够的人手来监督确保决策及时，我们的检修日程就可能无法按期完成。”英国石油公司的StacyBaltzegar和Puffer-Sweiven公司的TateCunningham以及艾默生的RyanBaker向大家解释他们是如何在8周多的时间内完成457个安全仪表系统阀门的检修工作的。
Baltzegar补充道，英国石油公司的德克萨斯市炼油厂是美国第三大炼油厂，全美有百分之三的汽油在这里加工处理。这座占地1,200英亩的工厂有超过两千名雇员，他们负责运行二十多台用于生产汽油、超低硫柴油、航空煤油、原料油和重油的设备。该工厂每天可以加工约47万5千桶原油，每年生产约70亿加仑的各种石油产品。
这项阀门检修工程包括“与我们的安全仪表系统有关的所有阀门。这些阀门全都需要被拆下检修，确保达到一定的性能标准，，以便在开始新的项目时做到心中有数，”他解释道，“这样我们的范围就放得更大——从原来的212变成457台阀门——所有的阀门都进行A级检修。“如果没有足够的人手来监督确保决策及时，我们的检修日程就可能无法按期完成，而这可能会让工厂面临减少产量的风险。不过，尽管检测规模大幅增加，检修时间也仅仅被延长到了八周多一点。”
为了解决安全和质量保证/控制等问题，赶上双方同意的交货日期和最后期限，同时满足安全仪表系统的生命周期期望，英国石油公司和它的合作伙伴决定使用两种主要工具来进行阀门检修工程。首先是让所有的团队成员都使用一个微软的SharePoint）软件来定制一个协作平台，其次是使用艾默生过程管理公司检修流程的“六个步骤”。
这个经过定制的共享平台为英国石油公司的团队提供一个公共的在线区域，使成员之间可以随时随地进行交流。这就使得计划指派和更新变得十分容易；防止有用库存项目和要求的丢失；通过广泛散播修改的任务，帮助维持高效的工作流程；实现完全的文档记录。
“某个特定问题发生时，每个人都可以快速访问并复查有关这个问题的谈话。”Baker说道。“到检修工作结束的时候，所有的团队成员都把共享平台作为每天主要的联系手段了。”通过这种电子文件分享方式，可选择相关的领域获取实时信息，包括安全、质量保证、工程管理以及管理发现的机械问题等。它同时还将利益相关者纳入到了实时的决策当中，以帮助实现更高的可靠性，同时使工厂资源的物流安排更加有效。
与此同时，英国石油公司将共享平台的使用与艾默生的“六步骤检修管理流程”紧密结合。这六个步骤包括：
•停机检修规划——早期介入，提前准备以减少损失；
•工程开始——明确广义的范围、时间安排、持续时长和预算；
•改进细节——复查各种技术选择和维护方法来确认各种要求，对工作计划进行优先级排序；
•内部规划——确定各种角色，计划所需的各种资源，提供训练并创建沟通计划；
•停机执行——根据规范来执行工作，传达状态报告并将更改次序记录在案。
•停机复查——检修完成后召开会议，展示最终的文档包。
“‘六步骤’方法建议在任何可能的地方都做好预规划以减少问题的发生，同时踏踏实实地作好记录，建立基线数据，并在记录的文件中吸取教训以供未来参考。”Cunningham在报告中说。“共享平台的讨论区域可实时显示通信过程中各种更改和变化，而且我们还使用它的报警功能来通知机组上关键的人员注意更新。因此，一旦有任何偏差，我们会立即在收件箱中看到，当我们知道有台阀门的问题需要解决，我们的反应时间可以从过去的几小时甚至几天缩短到了现在的几分钟。结果是，“六步骤”法使用户可以在预算范围内按时完成各项计划。通过全面的工程规划，他们可以从停机中消除各种不确定因素，而且，他们可以确保检修工作是由专家和通过专业认证机构培训的技术人员来完成的。
Baker补充道：“将共享平台和六步骤方法整合，可以创造一个更流畅的过程。”帮助我们工作的关键工具就是数据追踪、每日的状态报告、返回日期、差异和偏差问题以及文件管理等。”
Baltzegar总结道，“共享平台和‘六步骤’方法意味着一个‘移动目标’的范围变化得到了有效的沟通，避免了收入损失和意外停机。同时，电子文件分享加快了检修决策的制定，可以在未来的维护规划发挥更大的作用。因此，我们不仅如期完成了检修工程，甚至将控制阀的检修期减少了3天。最终，我们在文件管理方面也实现了很高的效率。例如，我们将检修后报告的时间减少了三到四周，另外，通过分析所有得到的数据并且将所得的发现加以应用，我们提高了过程的可靠性。”
